Platformele de digitalizare sunt pentru oameni

O dată cu creșterea numărului de angajați dintr-o companie, operațiunile interne caracterizate prin activități repetitive iau amploare, iar șefii departamentelor sunt cei mai în măsură să găsească soluții optime de eficientizare a acestora, prin alegerea unei platforme ușor de implementat, care să aducă rezultate vizibile în timp, măsurabile.

Procedând astfel, angajații se vor putea concentra pe taskuri de interes pentru ei și pentru companie, fără să fie implicați în mod repetitiv, timp îndelungat pe anumite activități (cum sunt de exemplu cererile de concediu care necesită pași de aprobare).

De fapt, proiectele de digitalizare sunt bazate în special pe oameni – da, noi credem astfel – digitalizarea nu se bazează pe soluții sau pe platforme, ci pe echipele formate din oamenii dispuși să schimbe modul de lucru obișnuit cu cel eficient.

Nu doar sloganul nostru ’’work together’’ ne determină să ne focusăm pe oamenii cu care lucrăm, ci și experiența practică a proiectelor implementate în ultimii 3 ani de digitalizare.

Din experiența noastră cu proiectele finalizate, am observat faptul că echipa de management are anumite cerințe și nevoi la începutul unui proiect. Apoi își cristalizează mai bine dorințele după perioada de Proof of Concept (1-2 luni) în care poate utiliza platforma construită pe nevoia definită în cadrul etapei de analiză, pentru a reuși sau a eșua în implementarea proiectului în ultima fază când angajații trebuie efectiv să folosească noul sistem.

1. Începutul proiectului de digitalizare – este caracterizat în general de un entuziasm mare pentru a rezolva procese sau probleme vechi care nu au fost rezolvate în alte sisteme clasice precum: ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Managament), SFA (Sales Force Automation), WMS (Warehouse Management System), BI (Business Intelligence). În această etapă, cu cât managementul firmei transmite în mod realist și sincer situația existentă și recunoaște care sunt provocările interne și nevoia de a le soluționa, cu atât este mai ușor pentru un consultant să identifice nevoia reală a proiectului și să îl dezvolte în mod eficient. De obicei discutăm de un efort de echipă, însă recomandăm ca aceasta să fie reprezentată de un lider, un project manager care să aibă posibilitatea de a se implica 100%. Pentru că noi colaborăm cu diferiți clienți, am observat că în această fază inițială au o anumită percepție despre digitalizare. Inițial își imaginează că vor rezolva doar o parte din probleme, iar ulterior realizează că platforma îți oferă posibilități multiple, fluxuri și abordări la care nu s-au gândit înainte.
2. Posibilitatea adoptării a Proof of Concept (POC) – în care modelăm procesul intern al unei firme pentru care se decide digitalizarea. Aceasta aduce beneficii majore atât pentru noi, furnizorul soluției de digitalizare și a serviciilor conexe, cât și pentru clientul nostru, beneficiarul. În 90% din cazurile noastre, orice analiză scrisă inițial suportă modificări după POC. Perioada poate varia între una și două luni de pilot în care echipele vor lucra împreună, se vor cunoaște, vor primi feedback reciproc și se vor putea alinia pentru a realiza împreună un proiect de succes. În această perioadă se trece prin mai multe versiuni ale procesului digitalizat, se testează mai multe variante până când se obține acordul pentru versiunea finală.
3. Implicarea echipelor – cheia unui proiect de digitalizare este reprezentată de oamenii care lucrează la implementarea sistemului, cât și de oamenii care vor folosi sistemul în cadrul companiei. Rolul decisiv în implementarea digitalizării îl are project managerul, căruia îi revine responsabilitatea să ’’vândă’’ inițial proiectul conducerii companiei, iar ulterior să îi convingă pe angajații, colegii din departamentul propriu sau din diverse departamente să folosească noul sistem. Avem și exemple de succes, și cazuri în care observăm blocaje sau stagnări. În ambele situații implicarea noastră, a furnizorilor de soluții de digitalizare, este de dorit să rămână ca pondere la fel de importantă ca în prima etapă. Atenția continuă acordată clientului, ajutorul oferit, consultanța – îl poate ajuta să depășească blocajele care pot apărea, sau în cazul atingerii succesului ne poate aduce nouă oportunități de extindere a proiectului.

Ne propunem să explicăm și să discutăm la IMWorld cu partenerii și cu clienții nostri, împreună cu voi, cei pasionați sau interesați de digitalizare, aspectele practice, problemele și provocările din cadrul proiectelor de digitalizare din România.

Abia așteptăm să aflăm experiențele voastre în domeniul digitalizării și provocările pe care le-ați întâmpinat, precum și dorințele voastre.

Va invităm la standul și workshopul nostru de la Internet Mobile World 2018, în perioada 3-4 octombrie.